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Endlich den Aufbau von ClickUp verstehen

Hierarchie

Abgesehen von E-Mail und Kalender ist ClickUp meine meistbenutzte App. Ich finde sie intuitiv – doch das war nicht immer so. Erst, als ich die Hierarchie von ClickUp verstanden habe, wurde plötzlich alles logisch.

Um euch die Einarbeitungszeit in ClickUp zu verkürzen, habe ich eine Grafik gezeichnet, welche diese Hierarchie aufzeigt.

ClickUp Hierarchie
Aufbau von ClickUp – die komplette Plattform basiert auf dieser “Denkweise”.

Workspace

Der Workspace ist die eigentliche ClickUp-Umgebung. Wenn ich mich einlogge, bin ich in einem Workspace. Interessanterweise kann ich Teil von mehreren Workspaces sein. Dabei kann ich zwischen den Workspaces wechseln, ohne mich erneut anzumelden.

Ich bin in zwei ClickUp Workspaces gleichzeitig angemeldet.

Space

Ein Space ist die oberste Ebene in einem Workspace. Wir bei morntag haben zwei Spaces, welche im ganzen Team geteilt sind: “Administration” und “Projekte”. Pro Projekt haben wir im Space “Projekte” einen Ordner (siehe “Folder” unten). “Spaces” können auch privat sein. So habe ich mir ein eigenes Wiki als persönlichen Space angelegt.

“Spaces” und “Lists” sind vorgeschrieben, denn Aufgaben (“Tasks”) können ausschliesslich in Listen sitzen und “Listen” in Ordnern oder direkt in “Spaces”.

Folder

“Folders” (Ordner) sind freiwillig. In ihnen können Listen (siehe “Lists”) abgelegt werden. Wie oben beschrieben, legen wir pro Auftrag einen “Folder” an. Im Ordner drin gibt es dann eine oder mehrere Listen, in welchen die Aufgaben (“Tasks”) liegen.

“Folders” dienen ausschliesslich der Organisation. Weil “Lists” (siehe unten) könnten auch direkt in “Spaces” liegen.

List

In den “Lists” werden die Aufgaben (“Tasks”) abgelegt. Innerhalb eines Projekt-Ordners haben wir bei uns unterschiedliche Listen. In einem Standard-Webprojekt gibt es bei uns die folgenden 14 Listen:

“Lists” in einem “Folder” in ClickUp.

Bei grösseren Projekten erstellen wir nicht selten pro Sprint eine Liste.

Task

Die “Tasks” (Aufgaben) sind die eigentlichen Bausteine, welche es zu verwalten gilt. Innerhalb von Tasks kann auch wieder unheimlich viel Information abgelegt werden: Notizen (über einen ausgewachsenen Text-Editor), Anhänge, Zuweisungen, Kommentare in Form eines Chats…

Tipp: Ein Task kann bei Bedarf gleichzeitig in mehreren Listen abgelegt werden.

Subtask

“Subtasks” (Unter-Aufgaben) verhalten sich wie Tasks, welche in einem anderen Task abgelegt sind. Unsere Erfahrung: So wenig wie möglich nutzen: es ist übersichtlicher und bequemer, mehrere Tasks zu verwalten, statt ein Task mit “Subtasks”.

Ein Task mit Subtasks.

In der Praxis

Aufbau bei morntag: Im Workspace “Projects” hat es pro laufendem Projekt einen Folder. Im gelben Folder gibt es unterschiedliche Lists.

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