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Kanban Stolperstein: Alle Arbeit aufs Board!

In meiner mehrjährigen Praxis als Kanban Coach habe ich schon einiges erlebt. Gerne möchte ich den einen oder anderen Stolperstein mit euch teilen. Heute zum Thema: Welche Arbeit ist auf dem Kanban Board sichtbar?

Arbeit auf einem Kanban Board sichtbar zu machen und dort zu verwalten, braucht Zeit und Ressourcen. Jemand muss den Zettel erfassen, dann den Zettel schieben etc. Es stellt sich bei jeder Kanban Einführung somit die Frage: “Welche unserer Arbeiten wollen wir auf unserem Board verwalten?” – “Welche Arbeit wollen wir auf dem Board nicht sichtbar machen?”. Im Gegenzug wird durch die Sichtbarkeit der Arbeit Probleme, Arbeitsfluss und Verbesserungspotentiale besprechbar und somit umsetzbar.

Hier ein Beispiel von einem Team, welches ich bei der Einführung von Kanban begleiten durfte:

Das Team hat zu Beginn des Kanban-Workshops eine Auflistung aller Arten von Arbeit gemacht, welche bei ihnen anfällt. Die Höhe der Balken sagt aus, wieviel Arbeit von dieser Art anfällt. Also “Wartung und Betrieb” haben sie ca. 25% und “Mailbox, Ämtlis” etwa 10% vom totalen Arbeitsvolumen.

Welche Arbeit ist in unserem Arbeitssystem?

Jetzt haben sie darüber gesprochen, welche von diesen Arbeiten sie effektiv auf dem Kanban Board sichtbar machen wollen. Dabei haben sie festgestellt, dass die Wartung & Betrieb-Arbeiten bereits im ITSM sichtbar sind. (ITSM ist ein Auftragsverwaltungswerkzeug). Das Team verzichtet bewusst, hier Redundanzen einzuführen. Auch bei den Mails macht es keinen Sinn für jedes Mail einen Zettel auf dem Board zu erstellen. Hier sollen alle Arbeiten kleiner als 4 h Aufwand unter der Kanban-Oberfläche durchschwimmen. Alle anderen Arbeiten sind es dem Team Wert, auf dem Kanban Board zu verwalten.

Welche wird auf dem Kanban Board sichtbar sein?

Erst nach diesem gemeinsamen Entscheid hat das Team gestartet, ein Kanban Board mit den Arbeitsschritten etc. aufzubauen.

Falls ein Team bei der Kanban Einführung diesen Schritt überspringt, bleibt diese Frage immer latent da. Es ist nie ganz klar, was jetzt wirklich sichtbar gemacht wird. Und führt dazu, dass Spannungen und Konflikte entstehen können. Denn Transparenz über seine Arbeit, seine Probleme und seine Auslastung einzuführen ist schon per se herausfordernd genug. Da gilt es, soviele potentielle Unstimmigkeiten wie nur möglich proaktiv anzugehen.

Eine generelle Entscheidung, einfach mal alle Arbeit sichtbar zu machen, finde ich nicht zielführend.

Fazit: Bei der Einführung von Kanban mit Bedacht wählen, welche Arbeit wir wirklich mit Kanban managen wollen. Und diese Entscheidung auch ca. alle halbe Jahre zu hinterfragen.

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