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Meine liebsten Google Docs Tricks

Mindestens einmal am Tag, wenn nicht mehr bin ich in Google Docs. Die Antwort von Google auf das allerorts bekannte Microsoft Word. Aber es gibt ein paar Features in Google Docs, die mir wirklich die Arbeit erleichtern.

Eigene Autocorrect-Einstellungen

Wir Schweizer kennen spezielle Anführungszeichen. “Hallo” wird bei uns zu «Hallo». Damit ich diese nicht jedes Mal mühsam umschreiben muss, habe ich eine Autocorrect Einstellung gemacht. Dasselbe für den Gedankenstrich. Zweimal — ergibt –.

Unter “Tools” > “Preferences” lässt sich diese Einstellung treffen:

In der Anwendung geht das dann so:

Dateien, Daten, Termine und Personen verlinken

In einem Google Docs lassen sich mit einem @ verschiedene Platzhalter einbauen:

Besonders praktisch: Das File kann ich dann automatisch freigeben an die erwähnten Personen:

Auch sehr toll ist, dass diese Links bestehen bleiben bei einem PDF-Export. Ich kann so also Dateien verlinken, mitten in einem Text. Und die Personen werden mit einem E-Mail-Link verlinkt.

Diese Funktion mit den smarten Feldern ist übrigens Teil von den Smart Canvas Funktionen, die Google aktuell ausbaut:

Checkboxen anstelle von Aufzählungslisten

Google Docs hat natürlich klassische Aufzählungen. Aber es gibt auch noch die Checkbox-Funktion. Damit kann man ToDo’s ganz einfach mitschreiben:

Um dieses Feature zu nutzen, einfach oben auf das Checklist-Symbol klicken, neben der normalen Aufzählung

Aufgaben zuweisen an andere Mitbearbeiter

Mit der Kommentarfunktion lassen sich auch Aufgaben zuweisen. Diese Person erhält dann eine E-Mail:

Versionsverlauf

Google Docs macht für jedes Dokument einen Versionsverlauf. Diesen kannst du jederzeit abrufen und auch das Dokument wieder zurücksetzen, jeder einzelne Schritt wird gespeichert. Den Versionsverlauf findest du unter “File” > “Version History”:

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Simea Merki

Jeden Tag Menschen helfen, das zu sagen, was sie zu sagen haben. Mit Wirkung und Vision, trotzdem ressourcensparend. Ob es dabei um Websites, Webshops, Content Systeme, Texte oder auch Design geht, ist zweitrangig. Im Vordergrund stehst du und deine Vision. Mit massgeschneiderten und innovativen Ideen geben wir beim Familienunternehmen morntag unser Allerbestes, deine Message zu unterstützen.
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