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So geht’s: Abstände zwischen Überschriften und Text

Hat ein Text in unserem InDesign-Dokument mehrere Überschriftebenen, dann ergibt sich fast zwangsläufig das Problem der Abstände zwischen diesen einerseits und zwischen Überschrift und Text andererseits. Wie wir es drehen und wenden, wir gelangen mit den Einstellungen von “Abstand davor” und/oder “Abstand danach” in den Absatzformatoptionen nicht zum Ziel, die jeweils gleichfarbig dargestellten Abstände gleich gross zu bekommen:

Hintergrund: Es gibt – im Gegensatz zu z.B. FrameMaker – in InDesign keine Funktion, die die Werte für “Abstand nach” des einen Absatzes und “Abstand davor” des folgenden Absatzes verknüpfen kann. Lediglich bei Absätzen gleichen Absatzformats können wir mittlerweile den Binnen-Abstand einstellen – das können die einschlägigen Textverarbeitungsprogramme allerdings schon seit über 20 Jahren.

Lösungsidee

Da wir hier nur mit Verwendung der Absatzformatoptionen nicht zum Ziel kommen, verwenden wir zusätzlich Zeichenformate. Die Idee dabei ist: Die Abstände nach unten regelt das Absatzformat, die Abstände nach oben ein Zeichenformat. Das ist auch die einzige Kombinationsmöglichkeit, da Zeichenformate durch die Einstellung “Zeilenabstand” den Abstand nur nach oben regeln können.

Damit die eingestellten Abstände der verschiedenen Überschriftebenen einander nicht ins Gehege kommen, wenden wir auf alle Überschriften dasselbe Absatzformat an und steuern Schriftgrösse und Zeilenabstand über ein Zeichenformat – eines pro Überschriftebene. Eine geschickt gewählte Kombination aus “Abstand nach” im Absatzformat und dem “Zeilenabstand” im jeweiligen Zeichenformat ergibt schlussendlich das gewünschte Ergebnis.

Umsetzung

Als Erstes erstellen wir ein neues Absatzformat für die Überschriften:

Die zwei entscheidenden Einstellungen in den Absatzformatoptionen des neuen Absatzformats für alle Überschriftebenen

Danach erstellen wir pro Überschriftebene ein Zeichenformat:

Für jede Überschriftebene gibt es ein Zeichenformat, das Schriftart, Schriftgrösse und vor Allem den Zeilenabstand einstellt.

Zum Schluss ersetzen wir in unserem Text Absatz- und Zeichenformat der Überschriftebenen und nutzen dazu entweder den Text- oder den GREP-Modus der Standardfunktion zum Suchen/Ersetzen in InDesign:

Suchen/Ersetzen im “Text”-Modus

Hierbei lassen wir “Suchen nach” und “Ändern in” frei, da InDesign dann (implizit) unterstellt, dass wir “alle Zeichen” suchen. Wer auf Nummer Sicher gehen will, der nutzt den GREP-Modus:

Alternativsuche im GREP-Modus. Nicht vergessen: Wenn wir bei “Ändern in” Fundstellen referenzieren, dann müssen wir diese bei “Suchen nach” einklammern.

Interessantes Detail: Mit der Kombination “.+” (ein oder mehrere beliebige Zeichen) sind in InDesigns GREP nicht etwa alle Zeichen gemeint, sondern insbesondere keine Umbruchzeichen. [Das ist übrigens nicht die einzige Abweichung zum Standard-GREP; so gibt es en détail auch syntaktische Abweichungen.] Deshalb müssen wir – wenn wir das möchten – das Absatzende-Zeichen wie hier gezeigt mit in den Suchstring integrieren.

Analog überführen wir alle weiteren Überschriftebenen in die neuen Formate.

Seiteneffekte

Der Nutzen dieser Technik ist zweifelsohne, dass man nicht mehr im Nachhinein händisch oder skriptgesteuert durch das Dokument durchgehen und Abstände ausgleichen muss – und dadurch ggf. Formatabweichungen erhält. Wie jede “raffinierte” Technik hat auch diese Seiteneffekte, denen man gewahr sein muss:

Da die Überschriftebenen nunmehr dasselbe Absatzformat haben, ist ein automatisch erstelltes Inhaltsverzeichnis nicht mehr mit InDesign-Bordmitteln vollautomatisch möglich, da InDesign ein Inhaltsverzeichnis nur auf Basis von Absatzformaten erstellen kann. Hierzu sei aber auf das ganz ausgezeichnete Script IndexMaticPro von Marc Autret verwiesen.

Die Einstellung, dass die Überschrift einer bestimmten Überschriftebene – typischerweise die höchste – immer auf einer neuen Seite beginnen soll, kann nicht mehr verwendet werden. Alternative Technik: Pro Überschrift erster Ordnung einen neuen automatischen Textfluss auf einer eigenen Musterseite beginnen lassen oder sogar ein eigenes InDesign-Dokument erstellen.

Lebende Kolumnentitel in Form einer Textvariable müssen nun zeichenformatbasiert und nicht mehr absatzformatbasiert erstellt werden. Für professionelle lebende Kolumnentitel sei beispielsweise auf das Script PowerHeaders von In-Tools verwiesen.

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