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Wissensmanagement: Zotero und Notion

Vielleicht ein Beitrag nur für eine Nischengruppe. Aber für mich ein wichtiges Learning, das ich gerne teile.

Ich lese viel: Fachartikel, Blogbeiträge, Medium-Stories, LinkedIn-Artikel, Webseiten, wissenschaftliche Paper, Bücher, E-Books, …

Was mir halt so in die Hände kommt.

Nun ist es nicht so ganz einfach, all dieses Gelesene auch so zu verarbeiten, dass ich es

  1. auch 24h später noch weiss
  2. mit anderem Gelesenen verknüpfen kann
  3. auch nach einem halben Jahr noch finde

Wissensmanagement halt. Dazu gibt es diverse Tools und jede:r muss für sich wohl eine passende Lösung finden.

Für mich – da ich das Gelesene oft auch wissenschaftlich zitieren muss – ist eine Literaturverwaltung unumgänglich. Ich arbeite da gerne mit Zotero. Mein Second Brain – also der Ort, wo ich mir einfach alles Wissenswerte niederschreibe, ordne und verknüpfe – ist Notion. Das hab ich in einigen anderen Beiträgen schon beschrieben.

Wie kriege ich diese beiden essentiellen Tools nun zusammen?

Wie ich Wissen sammle

Schauen wir doch zuerst, was meine angestrebte Lösung überhaupt können muss. Wie gesagt, ich lese viel. Auf verschiedenen Geräten. Desktop, iPhone, iPad, Kindle, Buch, Web, E-Book – der ganz normale Mix halt. Und ich lese jederzeit. Mal am Stück, mal nur ganz kurz. Während dem Lesen mach ich mir Notizen. Dazu nutze ich, wenn vorhanden, die Annotations-Funktionen des jeweiligen Mediums.

Nun möchte ich, um die oben genannten Ziele 1-3 zu erreichen, erstens dokumentieren, wann ich was wo gelesen habe. Dazu nutze ich eben Zotero, mit dem für mich wichtigen Vorteil, dass ich später das Gelesene auch wissenschaftlich zitieren kann.

Zweitens sollen alle Annotationen, Markierungen und Notizen in mein Second Brain fliessen, also zu Notion. Das ist deshalb wichtig, weil ich da meine Gedanken zum Gelesenen weiter entwickle, umformuliere, zusammenfasse, verknüpfe.

Um es vorwegzunehmen: so ganz automatisch fliesst das alles bei mir nicht. Das wäre zwar möglich (mit Readwise), ist aber von mir gar nicht gewünscht. Es ist für mein Wissensmanagement wichtig, dass ich mich mehrmals mit dem Gelesenen auseinandersetze, meine Notizen mehrmals in die Hand nehme.

Deshalb nutze ich zwei zentrale Tools, die mir viel (Routine-)Arbeit abnehmen, mir aber die Möglichkeit lassen, das Gelesene auch mit meinem Hirn zu verarbeiten.

Zotero: Was habe ich wann gelesen?

Zotero ist klassisches Literaturmanagement. Ich führe darin eine Liste aller Texte und Materialien, die ich gelesen habe. Ich kann in einem wissenschaftlichen Artikel zudem jederzeit das Gelesene korrekt zitieren.

(Wer das wissenschaftliche Zitieren nicht braucht, der kann möglicherweise Zotero auch auslassen und eine Literaturverwaltung in einer Notion-Datenbank aufbauen. Dazu gibt es in Notion diverse Templates)

Zotero ist schlau: Wenn ich ein Buch lese, saugt es mir anhand der ISBN automatisch alle Metadaten zum Buch aus dem Netz. Ich kann in Zotero manuelle oder smarte Listen anlegen, kann meine Literatur taggen und kann eigene Metadaten anlegen.

Zotero kann aber nicht nur Bücher verwalten, sondern buchstäblich alles, was sich lesen lässt. Webseiten und Blogartikel speichere ich über eine Browser-Extension direkt in meiner Liste, dabei werden URL und ein Snapshot der Webseite gleich mitgespeichert. Wissenschaftliche Artikel erkennt Zotero aufgrund des DOI (quasi die ISBN der Wissenschaft). Wenn möglich, saugt mir Zotero sogar grad das PDF zum Artikel aus dem Netz.

So landet also alles in meiner Literaturliste und selbstverständlich kann ich in Zotero auch direkt lesen. PDFs lassen sich öffnen, bearbeiten, ich kann markieren und Notizen machen. Über die Zotero-Cloud wird alles schnell und zuverlässig zwischen all meinen Geräten synchronisiert. Und was cool ist: Zotero kann alle Annotationen aus dem PDF auslesen und in eine Textdatei schreiben.

Etwas knifflig ist der Umgang mit E-Books in Amazons Kindle und Apples Bücher-App. Beide Apps bieten einfach zuwenig Möglichkeiten, Annotationen zu teilen. Letztlich kann man aber bei beiden die Notizen exportieren und die Notizen so halt manuell in Zotero übernehmen.

Letztlich weiss ich aber nun in Zotero, was ich wann gelesen habe, ich kann das Gelesene aufgrund der Metadaten zitieren und ich habe alle meine Kommentare und Markierungen an einem Ort gespeichert. Zotero ist quasi mein Steinbruch für mein Wissensmanagement.

Notion: Was mach ich aus dem Gelesenen?

Wie verbinde ich nun Zotero und Notion? Ganz einfach über ein cleveres Addon für Zotero. Dieses sorgt dafür, dass die Metadaten aller Zotero-Einträge automatisch in eine Notion-Datenbank fliessen. Der Sync geschieht automatisch und wird auch aktualisiert, wenn ich in Zotero an den Daten etwas ändere.

Damit hab ich nun in Notion automatisch eine Kopie meiner gesamten Literaturliste. Durch automatische Verlinkungen kann ich aus Notion direkt zum entsprechenenden Zotero-Eintrag springen und umgekehrt.

In Notion kann ich nun damit beginnen, zu jedem Datenbank-Eintrag meine Notizen zu erfassen. Ich beginne normalerweise damit, dass ich (manuell!) meine Annotationen aus Zotero schnell nach Notion rüberkopiere und sie dann da grad überarbeite. Ich strukturiere meine Kommentare sinnvoll. Ich reichere sie an, damit sie besser verständlich werden. Ich verknüpfe sie mit anderen Infos aus meiner Notion-Sammlung, um sie in mein Second Brain einzubinden.

So forme ich also aus dem Rohmaterial meines Zotero-Steinbruchs geschliffene Wissensbausteine in meinem Notion-Brain.

Roman Schurter

Ich kümmere mich bei Edupartner in Zürich um digitale Inhalte und Angebote. Speziell angetan hat es mir das Content-First-Publishing aus XML direkt in verschiedene analoge und digitale Kanäle. Generell interessiert mich Technik, die mir den Alltag erleichtert. Ich bin auf Mac-Geräten am schnellsten und kenne wohl jede App aus der Kategorie «Produktivität».
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